شیپینگ اوردر چیست؟ راهنمای کامل دریافت و مراحل صدور آن
بدون شیپینگ اوردر اجازه نمی دهند محموله شما در کشتی بارگیری شود. بنابراین، اگر قصد دارید باری را از طریق دریا به جایی ارسال کنید باید حتماً این مجوز را دریافت کنید. اما برای این کار باید از طریق چه نهادی اقدام کرد؟ اصلاً شیپینگ اوردر در حمل و نقل چیست؟ و چگونه صادر می شود؟ در ادامه به همین موضوع می پردازیم.
شیپینگ اوردر چیست؟
شیپینگ اوردر (S/O یا Shipping Order) سندی مهم در حمل دریایی به حساب می آید. این سند توسط شرکت کشتیرانی یا نماینده آن صادر می شود و اطلاعات مهمی مثل شریط کشتی، مقدار فضای آن، نحوه بارگیری و تخلیه بار را در اختیار فرستنده قرار می دهد.
درواقع، پس از نهایی شدن رزرو حمل (Booking Confirmation) و ثبت اطلاعات بار، شرکت کشتیرانی شیپینگ اوردر را صادر می کند و به فرستنده می دهد تا بتواند کالا را طبق برنامه در کشتی بارگیری کند. بدون این سند، ترمینال اجازه بارگیری کالا را به کارکنان نمی دهد.
ضمن اینکه از اطلاعات مندرج در آن برای صدور سایر اسناد مهم مانند بارنامه (Bill of Lading) استفاده می کنند.
چه اطلاعاتی در شیپینگ می آید؟
جزئیات مندرج در این سند ممکن است بسته به نوع محموله، شرکت حمل و نقل یا مسیر متفاوت باشد، اما معمولاً این اطلاعات را در بر می گیرد:
- اطلاعات فرستنده: نام، آدرس و مشخصات فرد یا شرکتی که قصد دارد محموله را به مقصد ارسال کند.
- اطلاعات حامل: نام و مشخصات شرکت کشتیرانی یا نماینده ای که مسئول حمل بار است.
- نوع محموله (شرحی از ماهیت کالا): وزن محموله و اطلاعاتی مثل اینکه آیا کالا فاسدشدنی، خطرناک، شکستنی یا عادی است.
- 4. شماره بارنامه: بارنامه مدرکی قانونی برای حمل بار است و شماره آن در شیپینگ اوردر ثبت می شود تا بتوان محموله را ردیابی کرد.
- محل دریافت بار: آدرسی که فرستنده در آن کالا را به نماینده شرکت حمل و نقل تحویل می دهد.
- بندر بارگیری: بندری که قرار است بار در آن درون کانتینر قرار بگیرد و روی کشتی بارگیری می شود.
- بندر تخلیه: بندر مقصد که کشتی متوقف می شود و بار را تخلیه می کند.
- محل نهایی تحویل: محلی که گیرنده، بار را از نماینده حمل و نقل تحویل می گیرد و ممکن است با بندر مقصد متفاوت باشد.
- بندر ترانشیپ (در صورت وجود): اگر لازم است که بار در مسیر از یک کشتی به کشتی دیگر انتقال یابد، این بندر میانی هم در سند ذکر می شود.
- نام کشتی و شماره سفر: مشخصات کشتی ای که بار در آن حمل می شود، به همراه شماره سفر برای ردیابی بهتر.
- اطلاعات کانتینر: نوع کانتینری که بار در آن قرار می گیرد (برای مثال کانتینر یخچال دار، استاندارد یا روباز)، شماره، وضعیت یا هر مشخصه دیگری که به شناسایی کانتینر کمک کند.
- شماره رزرو کشتی: هر محموله یک شماره رزرو در کشتی دارد که فضای اختصاص یافته به آن را مشخص می کند.
- زمان حمل و نقل: مدت زمانی که حمل بار از مبدأ تا مقصد طول می کشد.
مراحل شیپینگ اوردر چگونه طی می شود؟
صدور شیپینگ اوردر در حمل و نقل در 8 مرحله انجام می شود که در ادامه به صورت خلاصه و منظم به آن ها می پردازیم:
۱. انتخاب شرکت حمل و نقل
اولین قدم این است که یک شرکت حمل و نقل معتبر و باتجربه پیدا کنیم؛ چون این شرکت قرار است حمل بار ما را از مبدأ تا مقصد مدیریت کرده و صدور اسنادی مثل همین شیپینگ اوردر را پیگیری کند. باید بتوانیم به آن اعتماد کنیم و کار را با خیالی راحت به دستشان بسپاریم.
2. ثبت سفارش حمل بار
پس از انتخاب شرکت حمل و نقل، باید اطلاعات اولیه محموله خود را در اختیار آن ها بگذاریم و سفارش حمل آن را ثبت کنیم. این اطلاعات شامل نوع کالا، حجم، وزن، مبدأ، مقصد و نوع کانتینر است.
3. رزرو کانتینر در کشتی
در این مرحله، شرکت حمل و نقل اطلاعات بار ما را بررسی و براساس آن برای رزرو جا در کشتی اقدام می کند. شرکت کشتیرانی برای هر رزرو یک شماره اختصاصی صادر می کند که در ادامه فرایند به کار می آید.
4. تحویل مدارک به شرکت کشتیرانی
حال باید شرکت حمل و نقل مدارک مورد نیاز مثل مشخصات فرستنده و گیرنده، اطلاعات محموله، آدرس ها و شماره رزرو را به شرکت کشتیرانی یا نماینده آن ارائه کند.
5. صدور شیپینگ اوردر
درصورتی که مدارک تکمیل و درست باشند، شرکت کشتیرانی شیپینگ اوردر را صادر می کند. این سند پیش از بارگیری نهایی صادر می شود تا محموله بر طبق آن وارد لیست بارگیری شود.
6. ورود محموله به لیست انتظار بارگیری
بعد از صدور شیپینگ اوردر، محموله وارد صف انتظار بارگیری کشتی می شود که کمی زمان بر است. خوشبختانه در شرایط اضطراری این امکان وجود دارد که هزینه ای اضافی پرداخت کنیم و نوبت بارگیری محموله خود را جلو بیندازیم.
7. دریافت پیش نویس بارنامه
پس از قرارگیری محموله در لیست انتظار، شرکت کشتیرانی پیش نویس بارنامه را صادر می کند. ما باید این پیش نویس را دقیق بررسی کنیم و اگر اطلاعات نادرستی در آن وجود دارد، مورد را سریعاً برای اصلاح به کشتیرانی اطلاع دهیم.
8. پرداخت هزینه ها و دریافت اسناد نهایی
پس از تأیید پیش نویس توسط ما، نسخه نهایی بارنامه، صورتحساب و سایر اسناد مربوطه صادر می شوند. حال باید هزینه حمل و نقل و صدور اسناد را پرداخت کنیم. در این مرحله یک رسید رسمی و کد رهگیری برای ردیابی محموله در اختیارمان قرار می گیرد.
از خطاهای شیپینگ اوردر و پیامدهای آن پیشگیری کنیم
با مراحل مراحل شیپینگ اوردر و اهمیت صدور آن آشنا شدیم. اگر در جزئیات و اطلاعات مندرج در این سند اشتباهی رخ دهد، ممکن است پیامدهای جدی برای فرایند حمل و نقل به وجود بیاید؛ از تأخیر در بارگیری و تخلیه گرفته تا جریمه مالی، تحویل محموله به مقصد اشتباه، توقیف بار یا حتی عودت کالا به مبدأ. به همین دلیل، باید شریکی مطمئن برای حمل محموله خود انتخاب کنیم.
کشتیرانی هایی مانند اسپاد دریا از کارشناسان حرفه ای و دقیقی در این زمینه استفاده می کنند. آن ها تجربه کافی در زمینه مدیریت اسناد حمل و نقل دارند و می توانند از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کند. برای شروع فرایند حمل و نقل خود، مثل همیشه می توانیم روی مشاوره تخصصی این مجموعه حساب باز کنیم.
